5 tips om je informatie te organiseren

by Albertien 't Hoen

in Timemanagement

Vorige week vroeg Arjan de Putter van Fast Concepts* mij mee te denken over het organiseren van informatie. Arjan schreef daar onderstaand artikel over dat ik graag met je deel:

In 1995 waarschuwde mijn leidinggevende mij al voor de gevaren van het internet: er zou veel te veel informatie op ons afkomen, waardoor we niet meer in staat waren om snel beslissingen te nemen. Internet stond nog in de kinderschoenen, van social media had nog niemand gehoord en mobiele telefoons waren draagbare koelkasten.

Tijden veranderen: de krant lezen we tegenwoordig online en om vakinhoudelijk bij te blijven moet je bergen blogs en nieuwsberichten volgen. Die leidinggevende van toen heeft wel een beetje gelijk gekregen: er komt heel veel informatie op ons af. Voor je het weet wordt al die informatie je de baas en dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn ;-).

Daarom hier 5 tips om je informatie de baas te blijven. Zo hou je tijd over voor andere dingen die ook belangrijk zijn: een goed gesprek bij een goed glas bijvoorbeeld.

Tip 1 Gebruik een RSS Reader

Voortdurend een lijst met relevante sites afwerken wordt op den duur vermoeiend. Daarnaast loop je grote kans om te verdwalen: je begint ergens en weet niet waar je eindigt. Schakel eens over op RSS Feeds.

Voor je begint, twee aandachtspunten:

  • Voeg niet elke feed die ‘interessant’ is aan je RSS Reader toe. Je loopt anders het gevaar straks te verzuipen in de feeds. Wees dus kritisch!
  • Check je RSS Reader regelmatig, in elk geval zeker drie keer per week. Als je echt het goed wilt doen, reserveer je daarvoor momenten in je agenda.

Meer informatie over RSS vind je hier.

Tip 2 Structureer je mailbox

Een bijkomend voordeel: heel veel inschrijvingen op e-mail nieuwsbrieven en updates kun je opzeggen. Elke mail minder in je mailbox, is weer een aandachtsverstoring minder! Andere mailings wil je misschien wel blijven ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan productaanbiedingen die je alleen per email ontvangt.

Kijk eens goed wat er aan email binnenkomt. Bij bulk-emails kun je overwegen om:

  • je uit te schrijven
  • beoordelen of het in een RSS Feed kan
  • een regel aanmaken zodat deze mail in een aparte map komt. Die lees je dan op een vast moment.

Tip 3 Lees het NIET!

We hebben nu een deel van onze informatie gestructureerd met die RSS Reader en onze mailbox op orde. Nu is het moment aangebroken dat we het nieuws gaan lezen. De meeste tijd bespaar je door het NIET te lezen…!

Het is een flauwe, maar als je selectief met de informatie om kunt gaan, bespaart het je tijd en blijft je focus waar hij hoort. Om te kunnen besluiten iets niet te lezen, moet je snel informatie kunnen beoordelen. Voor een deel kun je terugvallen op je ervaringen: als je weet dat de inhoud van een bepaalde bron meestal ‘mager’ is, dan zul je verwachten dat dat ook geldt voor een volgend artikel van die bron.

Tip 4 Stel het lezen uit

Dan zijn er nog de momenten dat je tijd ‘over’ hebt. Bijvoorbeeld omdat je moet wachten op een trein. Of je bent ingespannen met een project bezig en je wilt even verstrooiing. Prima moment dus om onbevangen en ongestructureerd informatie tot je te nemen.

Als het eerste belangrijke filter (niet lezen!) gepasseerd is, kun je besluiten het lezen uit te stellen. Bijvoorbeeld omdat je iets met je volle aandacht en op een rustige plek wilt lezen.

Wat je later wilt lezen, markeer je. Dat kan door een link te bookmarken, maar misschien heeft jouw browser al handige mogelijkheden. Heb je een iPad, dan kun je iets toevoegen aan je “Leeslijst”. Wil je hier meer mee, bijvoorbeeld omdat je onderweg je smartphone checkt en ‘s avonds dingen op je iPad of laptop wilt lezen, oriënteer je ook eens op Diigo of Readitlaterlist.

Tip 5 Leer snellezen

Lezen scherpt de geest. Blijf het vooral veel doen. Efficiënt en effectief lezen (sneller en beter) maakt het nog leuker. Oriënteer je eens op cursussen snellezen en overweeg om daar eens een dag in te investeren. Als je even googelt, vind je een hele lijst met snelleestrainers.

© 2012 Arjan de Putter

* Fast Concepts helpt bij het nemen van strategische beslissingen op het gebied van internet. Met een helder stappenplan en outside the box oplossingen.

Lees ook:

Leave a Comment

Spam Protection by WP-SpamFree Plugin

Previous post:

Next post: