“Hoe hou ik dit werk vol?” Met die vraag kwam Suzan* bij mij. Suzan werkt als leidinggevende in de ggz en heeft het hartstikke druk. Er zijn steeds te weinig mensen voor teveel werk. Een maand of twee voor zij bij mij kwam is ook nog eens haar favoriete collega vertrokken. Suzan mist haar maatje en rots in de branding enorm.
Suzan heeft het gevoel dat haar hoofd op dit moment één chaos is. Ze moet zoveel doen: niet alleen haar eigen werk, maar ook brandjes van haar medewerkers blussen en vragen over wachtlijsten beantwoorden. Tel daar een berg administratieve klussen bij op en haar agenda is overvol.
Werkdruk
Al pratend merkt Suzan dat ze het werk nog steeds hartstikke leuk vindt en dat ze er goed in is. Haar breekpunt is de werkdruk en het gebrek aan tijd voor zichzelf. Ze heeft het gevoel dat ze door de organisatie en haar collega’s geleefd wordt. Haar agenda wordt compleet door anderen opgeslokt. Er is nergens tijd om even op te laden.
“Ik wil mijn werk op een voor mij verantwoorde manier doen.” Zo benoemt Suzan na een tijdje haar doel. Ondanks alle drukte en stress wil zij kijken hoe zij haar werk zo kan indelen dat er ruimte voor haarzelf ontstaat. Samen met Suzan onderzoek ik haar ‘werkdrukberg’. Stukje bij beetje wordt de enorme berg beter behapbaar.
Creatieve oplossingen
Suzan bedenkt verschillende oplossingen. Eerst voorzichtig, maar daarna komen de gewaagde creatieve ideeën. Ze ontdekt ook dat een stuk ondersteuning op administratief gebied haar enorm zou ontlasten. Maar dat heeft niemand, dat vinden ‘ze’ vast nooit goed.
Uit alle mogelijkheden selecteert Suzan er twee. Ze wil ’s ochtends en ’s middags een uurtje in haar agenda voor zichzelf reserveren. Dat moet haalbaar zijn en daar kan ze enorm veel in doen. Haar andere keuze (administratieve ondersteuning) lijkt lastiger te realiseren. We bedenken een strategie hoe Suzan dat zou kunnen aanpakken.
Twee weken later krijg ik een mail van Suzan. De twee keer per dag tijd voor zichzelf maken is bijna alle dagen gelukt. En ze heeft met haar directeur gesproken. Dat gesprek heeft beter uitgepakt dan ze had durven hopen. Haar directeur heeft toegezegd haast te maken met nieuwe medewerkers, maar bovendien krijgt Suzan op korte termijn een medewerkster erbij die een deel van haar administratieve werk over gaat nemen!
Stappenplan
Heb jij net als Suzan ook zo’n enorme berg die je even niet overziet? Pak het dan eens als volgt aan:
1 Vraag je af wat het probleem precies is
Onderzoek je berg, wat is er nu eigenlijk aan de hand? Wat speelt er allemaal? Waar heb je op dit moment het meeste last van?
2 Bedenk wat je wilt bereiken
Maak dat zo concreet mogelijk. Het helpt om je doel SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) te formuleren. Het doel van Suzan voldoet daar niet aan, maar het was voor haar concreet genoeg.
3 Welke mogelijkheden heb je?
Wat zou je kunnen doen om je doel te bereiken? Denk breed, denk groot, verzin alles wat je maar kunt. Het kan niet gek of onrealistisch genoeg zijn. Schiften komt later.
4 Bepaal je keuze
Bekijk de mogelijkheden. Wat zijn de voor- en nadelen? Welke stap is haalbaar om nu te zetten? Hoe groot is de kans dat je kleine stap ook echt gaat zetten op een schaal van 1 tot 10? Scoor je geen dikke voldoende op die schaal, maak dan je stap kleiner of bekijk een andere mogelijkheid.
5 Zet die kleine stap
Bedenk wanneer je die kleine stap gaat zetten. Neem actie om hem ook werkelijk te zetten, plan ruimte in je agenda of maak een afspraak met iemand.
Kortom: Zie je zo’n enorme berg voor je opdoemen, hanteer dan een stappenplan om tot een eerste kleine stap te komen.
PS Het kan zijn dat je ergens stagneert of het toch lastig vindt werkelijk die kleine stap te zetten. Aarzel dan niet en neem contact op.
© Albertine ’t Hoen
* Suzan heet in werkelijkheid anders