De afgelopen weken kwam Covey regelmatig op mijn pad. Don’t worry: ik zag geen geesten hoor ;-) (Stephen Covey leeft niet meer). Maar er kwam allerlei Covey-achtige info op mijn weg en ik had interessante discussies over zijn werk.
Zo kregen we het ook over de timemanagement-matrix van Covey. Het is de vraag of dat wel origineel werk is. Eisenhower had een vergelijkbare matrix en hij zei jaren voor Covey al:
“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” – Dwight D. Eisenhower
Origineel of niet, die timemanagement-matrix van Covey is een super handig hulpmiddel. Het kan je veel inzicht geven in de verschillende taken in je werk en hoe je daar slimmer mee om kunt gaan. Maar hoe zat die timemanagement-matrix ook al weer in elkaar?
Belangrijk en/of urgent
Je bedenkt of een taak belangrijk en/of urgent is. Heel simpel: een taak is belangrijk of niet. En een taak is urgent of niet. Meer smaken zijn er niet ;-) Zo kom je dus aan vier kwadranten.
Kwadrant 1: Belangrijk en urgent
Dit is het kwadrant van branden blussen: het oplossen van allerlei acute problemen, klachten, projecten met een deadline op korte termijn. Dit moet gedaan worden en het kan niet wachten.
Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent
Dit is het belangrijkste kwadrant. Hier ligt de basis voor succes. Misschien valt het je niet mee om genoeg ruimte voor dit kwadrant te vinden, maar het is echt superbelangrijk. Want in dit kwadrant kun je plannen en verbeteren, hier is ruimte voor ontwikkeling en kansen!
Kwadrant 3: Onbelangrijk en urgent
In dit kwadrant ben je de branden van anderen aan het blussen. Iemand anders verwacht dat jij zijn problemen wel even op zult lossen. Of je wordt om de haverklap gestoord of gebeld of gemaild over onbelangrijke zaken. Als je niet oppast krijg jij allerlei extra (voor jou onbelangrijke) taken die je eigenlijk niet wilt.
Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet urgent
Dit kwadrant moet je zoveel mogelijk vermijden, want hier doe je onnodige dingen: overmatig internetten, spelletjes doen en tv kijken bijvoorbeeld. Dit zou je het ‘vluchtkwadrant’ kunnen noemen. Als je geen zin hebt in je werk of geen duidelijke doelen hebt is het oh zo verleidelijk om met allerlei kwadrant 4 dingen bezig te gaan.
4 simpele voorbeelden
Om de kwadranten te verduidelijken van elk kwadrant een simpel voorbeeld:
- Kwadrant 1, belangrijk en urgent: ’s Ochtends voor je werk vliegt het broodrooster in de fik. Duidelijk: dat is belangrijk en heel urgent. Je wilt niet dat je keuken uitbrandt. Door daadkrachtig optreden van jou blijft de schade beperkt tot een zwartgeblakerde boterham.
- Kwadrant 2, belangrijk en niet urgent: Door de calamiteit met het broodrooster start je wat later dan anders. Maar in no-time ben je lekker geconcentreerd met een belangrijk project aan het werk. Helemaal top!
- Kwadrant 3, onbelangrijk en urgent: Maar grrr… Dan wordt je concentratie wreed verstoord door een nutteloos telefoontje. Weg concentratie!
- Kwadrant 4, onbelangrijk en niet urgent: Ach, je concentratie is nu toch weg, dus doe je eerst een spelletje op je telefoon. Je hebt de smaak te pakken en speelt lekker door. Ondertussen vliegt de tijd weg.
Die timemanagement-matrix kun je op verschillende manieren inzetten. Een mooi begin is om regelmatig tijdens je (werk)dag te bedenken: ben ik nu in kwadrant 1, 2, 3 of 4 aan het werk? Dat geeft meteen inzicht in je taken en verstoringen.
Veroordeel jezelf niet als je weinig in kwadrant 2 werkt of veel in kwadrant 4. Zoals met zoveel dingen: als je erop gaat letten verandert er vaak vanzelf iets :-)
NB Vind jij het lastig om te bedenken in welk kwadrant een taak past? Of wil je meer in kwadrant 2 werken? Neem dan contact op.
© Albertine ’t Hoen
De afbeelding komt uit Prioriteiten, effectieve keuzes in leven en werk van Stephen R. Covey, A. Roger Merrill en Rebecca R. Merrill