De timemanagement-matrix van Covey:
beter goed gejat dan slecht bedacht ;-)

Timemanagement

De afgelopen weken kwam Covey regelmatig op mijn pad. Don’t  worry: ik zag geen geesten hoor 😉 (Stephen Covey leeft niet meer). Maar er kwam allerlei Covey-achtige info op mijn weg en ik had interessante discussies over zijn werk.

Zo kregen we het ook over de timemanagement-matrix van Covey. Het is de vraag of dat wel origineel werk is. Eisenhower had een vergelijkbare matrix en hij zei jaren voor Covey al:

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” – Dwight D. Eisenhower

Origineel of niet, die timemanagement-matrix van Covey is een super handig hulpmiddel. Het kan je veel inzicht geven in de verschillende taken in je werk en hoe je daar slimmer mee om kunt gaan. Maar hoe zat die timemanagement-matrix ook al weer in elkaar?

Belangrijk en/of urgent

Je bedenkt of een taak belangrijk en/of urgent is. Heel simpel: een taak is belangrijk of niet. En een taak is urgent of niet. Meer smaken zijn er niet 😉 Zo kom je dus aan vier kwadranten.

Kwadrant 1: Belangrijk en urgent

Dit is het kwadrant van branden blussen: het oplossen van allerlei acute problemen, klachten, projecten met een deadline op korte termijn. Dit moet gedaan worden en het kan niet wachten.

Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent

Dit is het belangrijkste kwadrant. Hier ligt de basis voor succes. Misschien valt het je niet mee om genoeg ruimte voor dit kwadrant te vinden, maar het is echt superbelangrijk. Want in dit kwadrant kun je plannen en verbeteren, hier is ruimte voor ontwikkeling en kansen!

Kwadrant 3: Onbelangrijk en urgent

In dit kwadrant ben je de branden van anderen aan het blussen. Iemand anders verwacht dat jij zijn problemen wel even op zult lossen. Of je wordt om de haverklap gestoord of gebeld of gemaild over onbelangrijke zaken. Als je niet oppast krijg jij allerlei extra (voor jou onbelangrijke) taken die je eigenlijk niet wilt.

Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet urgent

Dit kwadrant moet je zoveel mogelijk vermijden, want hier doe je onnodige dingen: overmatig internetten, spelletjes doen en tv kijken bijvoorbeeld. Dit zou je het ‘vluchtkwadrant’ kunnen noemen. Als je geen zin hebt in je werk of geen duidelijke doelen hebt is het oh zo verleidelijk om met allerlei kwadrant 4 dingen bezig te gaan.

4 simpele voorbeelden

Om de kwadranten te verduidelijken van elk kwadrant een simpel voorbeeld:

  • Kwadrant 1, belangrijk en urgent: ‘s Ochtends voor je werk vliegt het broodrooster in de fik. Je kunt zo’n brandend broodrooster niet belangrijk vinden, maar als je huis dan in vlammen opgaat…
  • Kwadrant 2, belangrijk en niet urgent: Het brandende broodrooster is vergeten en je bent lekker geconcentreerd met een belangrijk project aan het werk.
  • Kwadrant 3, onbelangrijk en urgent: Terwijl je zo geconcentreerd bezig bent word je gestoord door een aanbod om van energieleverancier over te stappen. Weg concentratie!
  • Kwadrant 4, onbelangrijk en niet urgent: Je concentratie is nu toch weg, dus doe je eerst een spelletje op je tablet. Je hebt de smaak te pakken en speelt lekker door. Ondertussen vliegt de tijd weg.

Die timemanagement-matrix kun je op verschillende manieren inzetten. Een mooi begin is om regelmatig tijdens je (werk)dag te bedenken: ben ik nu in kwadrant 1, 2, 3 of 4 aan het werk? Dat geeft meteen inzicht in je taken en verstoringen.

Veroordeel jezelf niet als je weinig in kwadrant 2 werkt of veel in kwadrant 4. Zoals met zoveel dingen: als je erop gaat letten verandert er vaak vanzelf iets 🙂

NB Vind jij het lastig om te bedenken in welk kwadrant een taak past? Of wil je meer in kwadrant 2 werken? Neem dan contact op.

© 2016 Albertien ‘t Hoen

prioriteitenDe afbeelding komt uit Prioriteiten, effectieve keuzes in leven en werk van Stephen R. Covey, A. Roger Merrill en Rebecca R. Merrill

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Lees ook:

0 comments… add one

Leave a Comment

Spam Protection by WP-SpamFree Plugin