Soms heb je taken die veel meer tijd kosten dan echt nodig is. Het gesprek met die klant waar je snel een paar dingen van op papier wilt zetten maar altijd te lang over doet. Of dat lastige projectvoorstel waar je maar niet verder mee komt. Of je administratie die hoognodig bijgewerkt moet worden.
Als fanatieke werker ga je dan gewoon door in je pauze. De klus moet toch geklaard worden. Zonde want een pauze maakt je juist productiever! Slimmer is het om ervoor te zorgen dat je de tijd tussen die pauzes beter benut ;-)
Gebruik timeboxing
Timeboxing kan je helpen je tijd beter te benutten. Timeboxing (sorry, geen idee hoe je dat in het Nederlands noemt) houdt in dat je de tijd die je ergens aan besteedt afbakent.
Je gaat dus niet door totdat je de taak af hebt, maar totdat de tijd verstreken is. Daardoor ga je beter met je tijd om, maar blijf je ook frisser. Je gaat niet eindeloos door tot het werk eindelijk af is.
Timeboxing kan je helpen kleine taken in minder tijd te doen.
Benno weet dat hij een halfuur nodig heeft om het dossier bij te werken nadat hij een gesprek met een klant heeft gehad. Dat halve uur plant hij (liefst kort na het bezoek), hij zet een timer en werkt een half uur stug door. De sport voor hem is om het dossier in dat halve uur ook echt bijgewerkt te hebben.
Ook bij grotere projecten kan timeboxing helpen.
Sanne gebruikt het om haar voorbereidingsuren in de greep te houden. Haar ervaring is dat ze per uur training een dagdeel voorbereiding nodig heeft. Dus een training van drie uur komt neer op anderhalve dag voorbereiding. Maar anderhalve dag achter elkaar op kantoor met die voorbereiding bezig… Niks voor Sanne ;-)
Bij grotere projecten werkt het vaak beter om er niet onafgebroken mee bezig te zijn.
Sanne vindt het bijvoorbeeld veel prettiger om regelmatig een uur aan de voorbereiding te werken. Ze bedenkt dan vooraf wat ze in dat uur wil doen en werkt daar geconcentreerd aan. Zo is ze veel productiever dan wanneer ze het allemaal achter elkaar doet.
Het is niet de bedoeling dat je als een bezetene werkt om binnen te tijd te blijven. Schat de tijd reëel in, zorg dat je die tijd ook hebt en ga aan de slag. Je wilt optimaal presteren, dagelijkse topprestaties zijn niet reëel.
Is je tijd voorbij zonder dat je af hebt wat je wilt? Vraag je dan eerst af of het er zo mee door kan. Moet je die tekst echt nog een keer controleren? Misschien is het al goed genoeg en speelt je perfectionisme je parten.
Echt niet af?
Is het echt nog niet af? Bedenk dan wat er nog moet gebeuren en wanneer je dat gaat doen. Doe je dat meteen of een andere keer?
- Is het nog vijf minuutjes werk? Dan is het vaak slim om het meteen af te ronden. Anders moet je er weer helemaal inkomen. Dat kost extra tijd.
- Is het meer werk, maar heb je die dag een deadline? Neem dan eerst een korte pauze voor je verder gaat. Dan kun je er weer fris tegenaan.
Hoe komt dat?
Neem later even de tijd om te bedenken hoe het komt dat je het niet af had in de gestelde tijd. Misschien waren er verstoringen van buitenaf of haalde je er zelf teveel dingen bij. Misschien had je de tijd niet zo reëel ingeschat. Als je weet waar je tijdsoverschrijding vandaan komt, kun je daar een volgende keer rekening mee houden.
Beloon jezelf!
Heb je de taak afgerond binnen de gestelde tijd? Vergeet dan vooral niet jezelf te feliciteren en te belonen, bijvoorbeeld met een pauze, even iets anders doen of iets lekkers.
Kortom: werk neemt de tijd die ervoor staat, maar niet meer dan dat! experimenteer eens met timeboxing. Het kan je helpen je tijd beter te benutten en het houdt je frisser.
© Albertine ’t Hoen