Hoe kan Pareto je helpen bij je werk?

Timemanagement

erwten van Pareto

Pareto, misschien zegt de naam je niks. Welnu, Pareto was een Italiaanse econoom (en socioloog en nog veel meer) die een dikke eeuw geleden een belangrijke ontdekking deed.

Het verhaal gaat dat Pareto zijn 80/20-regel ontdekte in zijn tuin: Hij kwam erachter dat 20% van zijn erwtenplanten voor 80% van de oogst zorgden. Pareto stelde vast dat die 80/20-regel niet alleen voor zijn erwten gold, maar ook voor het vermogen in Italië: 20% van de bevolking bezat 80% van het vermogen.

80% wordt veroorzaakt door 20%

Een klein deel van de oorzaken, input of inspanning levert meestal het merendeel van de resultaten, output of beloning.

Tegenwoordig zie je dat die 80/20-regel op van alles en nog wat wordt toegepast:

  • 20% van de automobilisten zorgen voor 80% van de ongelukken
  • 80% van de omzet haalt een bedrijf uit 20% van de klanten
  • 20% van de meest genoemde software-problemen oplossen zorgt voor 80% minder storing

Of dat nou allemaal exact klopt, kun je je afvragen. Zeker is wel dat de 80/20-regel interessant is om uit te proberen op je werk.

Zelf toepassen

80% van een rapport schrijf je bijvoorbeeld in 20% van je tijd. Die laatste 20% kosten dan onevenredig veel tijd en inspanning. Je kunt eens testen wat er gebeurt als je het gewoon bij die 80% laat.

Een fout of onvolkomenheid kan altijd gebeuren. Die haal je er maar zelden uit als je er nog veel meer tijd in steekt.

Zeker als je normaal altijd voor de 130% gaat (dat noem jij 100%), is 80% meer dan voldoende in vergelijking met anderen. Reken maar na: 80% van 130 is 104. Dan zit je nog altijd boven de 100 van een gemiddelde collega. Dus je hoeft die 20% er helemaal niet aan toe te voegen.

“Selectief zijn – minder doen – is de weg van de productieve mens” – Timothy Ferris

In zo’n geval ben je dus in 20% van de tijd die je normaal aan je rapport zou besteden gewoon klaar. Niks meer aan doen. Als iemand het niet goed vindt, laat hij het maar weten. Natuurlijk pas je dat wel slim toe. Je gaat niet experimenteren als een niet perfect product vreselijke gevolgen kan hebben.

Werk en privé

Je kunt die 80/20-regel op meer dingen in je werk loslaten:

  • 20% van je collega’s geven je 80% van je werkplezier. Zorg dat je vooral met die 20% contact hebt.
  • 80% van je bureau orden je in 20% van de tijd. Zonde om aan de laatste restjes zo onevenredig veel tijd te besteden, dat kan best minder opgeruimd blijven.
  • in 20% van je werkzaamheden ben je extra goed. Besteed daar de meeste tijd aan.
  • en nog veel meer.

Ook privé is die 80/20-regel handig. 80% van je tuin pimp je in 20% van de tijd. Die laatste 20% ziet niemand, behalve jijzelf misschien. En ook je schuur en zolder zien er in 20% van de tijd heel anders uit. Dus hou het bij die 80% die je in 20% van je tijd doet. De rest laat je gewoon voor wat het is.

Maar… die 80/20-regel klopt helemaal niet!

Toch is er een keerzijde: de 80/20-regel klopt namelijk niet. Het is heus niet altijd zo dat je in 20% van de tijd 80% van je werk doet. Het kan net zo goed zijn dat je in 30% van de tijd 75% van je werk doet. Of dat de verhouding 8/95 is, maar dat klinkt natuurlijk veel minder leuk.

Dat is helemaal niet erg. De kern blijft namelijk wel overeind: Er is zelden een lineair verband tussen inspanning en resultaat. 50% van je inspanning zorgt meestal niet voor 50% van het resultaat. En 5 keer zoveel tijd ergens insteken leidt zelden tot 5 keer zoveel resultaat.

Die kern is de moeite waard om te onthouden. Als je ergens meer tijd en energie in wilt steken, vraag je dan af: wat levert dit op? Stop bijtijds en ga iets anders (of niks) doen.

80-20-principeGeen leestip ;-) Het boek Het 80-20 principe van Richard Koch gaat helemaal over het 80/20 principe. Best een interessant boek om eens snel te lezen, maar Richard Koch is vergeten het principe op zijn eigen boek toe te passen. In veel minder pagina’s had hij zijn boodschap ook kunnen verwoorden.

© Albertine ‘t Hoen

Bewaren

Bewaren

Lees ook: