Het is je elk jaar nog gelukt: je werk af krijgen voor de vakantie. Oké, het is iedere keer even stevig aanpoten, maar dan heb je ook wat. Dan kun je met een gerust hart de deur achter je dichttrekken en van je welverdiende rust gaan genieten.
Maar dit jaar ziet het er somber uit :-( Je hebt meer werk dan ooit tevoren en het lijkt wel of er dagelijks iets bij komt in plaats van af gaat. Hoe heb je ooit je vakantie zo stom kunnen plannen, dat komt nu echt helemaal niet uit. En waarom heb je nou nog steeds je werk niet beter gestructureerd?
Je kop in het zand steken of stevig in de stress schieten helpt niet. Wat wel helpt is het even slim aanpakken. Daarom hier tien tips om het hoofd koel te houden.
1 Stop met zelfverwijt
Jezelf nu verwijten gaan maken (of een ander dat laten doen) is zonde van je tijd en energie. Dit is niet het moment om je druk te maken over je ongestructureerdheid. Of te denken dat je werk over drie weken vanzelf minder zouden zijn. Het is zoals het is: veel te doen, weinig tijd.
2 Communiceer
Vertel duidelijk en bijtijds dat je op vakantie gaat, dan kunnen anderen er rekening mee houden en zal het makkelijker geaccepteerd worden als jij nee zegt tegen nieuwe dingen.
3 Wees creatief
In die laatste werkweek voor je vakantie kun je ieder uur goed gebruiken. Zoek dus creatieve oplossingen voor tijd die zomaar weg dreigt te lekken. Vraag je bijvoorbeeld af of je echt in levende lijve naar die vergadering aan de andere kant van het land moet. Kan dat niet telefonisch afgehandeld worden?
4 Werk op slimme tijden
In een drukke tijd je pauzes overslaan lijkt winst op te leveren, maar dat valt vies tegen. Je wordt minder energiek en krijgt daardoor minder af. Wil je toch even wat extra tijd in je werk steken, doe dat dan op slimme momenten bijvoorbeeld voor dag en dauw of op een avond.
5 Creëer overzicht
Neem even rustig de tijd om in kaart te brengen wat er moet gebeuren, je verdient het later terug! Als je met GTD of een ander goed systeem werkt is dat overzicht zo gepiept. Anders zul je er even voor moeten gaan zitten om te noteren welke dingen moeten gebeuren.
6 Maak een schifting
Bedenk wat écht nog af moet voor je vakantie en wat je door kunt schuiven. Vanaf nu parkeer je de doorschuifdingen. Daar maak je je niet druk meer over, die komen over een paar weken aan bod.
7 Hang tijd aan je taken
Bepaal per taak hoeveel tijd je ervoor nodig hebt. Daarmee voorkom je dat je teveel tijd in taken aan het begin gaat steken, waardoor je aan het eind in de problemen komt. Tel op hoeveel tijd je totaal nodig hebt en vergelijk dat met je beschikbare tijd. Echt te weinig tijd? Gebruik dan bijvoorbeeld tip 8 en 9.
8 Zoek hulp
Als niemand weet dat jij in tijdnood zit, zullen ze je ook niet helpen. Sterker nog, ze gooien gewoon nog meer op je bordje ;-) Dus spreek duidelijk uit dat je klem zit en vraag hulp. Vaak kan er dan meer dan je denkt. Een collega die de vakantie er al op heeft zitten en best even iets over wil nemen.
9 Vraag bijtijds uitstel
Zie je aankomen dat je iets echt niet meer gaat redden voor je vakantie, wacht dan niet tot vrijdagmiddag vier uur. Geef bijtijds aan dat je het niet redt en overleg over alternatieven. Soms zijn dingen veel minder dringend dan gedacht.
10 Aan de slag
Je hebt het voorwerk gedaan. Nu komt het echte werk! Ga gedecideerd aan de slag, blijf geconcentreerd, hou je aan de geplande tijd (en pauzes!) en zie vol verbazing de enorme productiviteit die je ook dit jaar weer hebt ;-) Loopt het toch moeilijker dan gepland gebruik dan opnieuw een van de tips.
Laat los en geniet van je vakantie! Er ging vast nog van alles mis die laatste week. En ook tijdens je vakantie gebeuren er vast weer rare dingen. Dat hoort erbij. Gewoon loslaten en heerlijk genieten nu. Je hebt het verdiend!
PS Heb je even wat extra hulp nodig bij je last minute stress? Mail me vrijblijvend. Soms ligt de oplossing zo voor de hand dat je hem zelf niet ziet.
© Albertine ’t Hoen